Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung erfolgt üblicherweise für das gesamte Kalenderjahr, wobei der Abrechnungszeitraum nicht länger als zwölf Monate sein darf. Vermieter sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung zeitnah (d. h. spätestens jedoch ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums) den Mietern zuzustellen. Eine verspätete Zustellung kann dazu führen, dass der Vermieter seine Ansprüche auf eventuelle Nachzahlungen verliert. Die Abrechnung muss alle umlagefähigen Nebenkosten, die im Mietvertrag festgelegt wurden, detailliert auflisten. Dazu zählen unter anderem Kosten für Energie, Wasser, Hausmeisterservice und Müllentsorgung. Über monatliche Vorauszahlungen werden diese Kosten vom Mieter beglichen. Die Jahresabrechnung zeigt dann auf, ob der Mieter basierend auf seinem tatsächlichen Verbrauch nachzahlen muss oder eine Gutschrift erhält. Für Nach- und Rückzahlungen von Nebenkosten gilt eine Frist von 30 Tagen.

Mieter können 20 % der Arbeitskosten bestimmter Nebenkosten ihrer Jahresabrechnung steuerlich absetzen, sofern es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen handelt. Zu den absetzbaren Dienstleistungen zählen z. B. Gebäudereinigung, Gartenpflege und Winterdienst. Bei Handwerkerleistungen sind z. B. Wartungsarbeiten an Installationen und Geräten sowie bestimmte Reparaturen steuerlich begünstigt. Absetzbar sind nur die reinen Arbeitskosten ohne Mehrwertsteuer einschließlich Fahrtkosten, Maschinenkosten, Kosten für Verbrauchsmittel sowie Entsorgungskosten. Wichtig ist die separate Ausweisung der unterschiedlichen Kostenpositionen, um die Steuervorteile beim Finanzamt geltend machen zu können.

Für Schäden am Sondereigentum haftet grundsätzlich der jeweilige Eigentümer selbst. Wenn jedoch der Schaden am Sondereigentum durch Schäden am Gemeinschaftseigentum oder andere Sondereigentümer verursacht wurde, wie etwa ein Wasserrohrbruch in der darüberliegenden Wohnung oder ein defektes Dach, kann die WEG bzw. der betreffende Sondereigentümer für die Schäden haftbar gemacht werden. In solchen Fällen ist es wichtig, die Ursache des Schadens genau zu ermitteln, um festzustellen, wer für die Kosten der Instandsetzung aufkommen muss.

Für Eigentümer von Sondereigentum sind bestimmte Versicherungen besonders empfehlenswert, um sich gegen finanzielle Risiken abzusichern. Dazu zählt etwa eine Haftpflichtversicherung, um sich vor Schadensersatzansprüchen Dritter zu schätzen, falls durch einen Defekt in der Wohnung Schäden am Gemeinschaftseigentum oder an anderen Sondereigentumseinheiten entstehen. Ebenso empfehlen sich eine Hausratversicherung, eine Elementarschadenversicherung und eine Glasversicherung.

Ein Wirtschaftsplan ist ein finanzielles Planungsinstrument innerhalb einer WEG. Er wird jährlich erstellt, um die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft für das kommende Jahr zu schätzen. Dabei berücksichtigt er sowohl laufende Kosten wie Instandhaltung, Verwaltung und Versicherungen als auch Rücklagen für zukünftige Ausgaben. Das Hauptziel des Wirtschaftsplans ist es, eine finanzielle Grundlage für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu schaffen, Transparenz zu gewährleisten und eine solide Planungsbasis für alle Eigentümer zu bieten.

Um das Gemeinschaftsobjekt instand zu halten, braucht es ein gewisses Budget. Dafür fordert die WEG-Verwaltung Hausgeld von den Sondereigentümern ein. Ähnlich wie die Nebenkosten setzt sich das Hausgeld aus Gas-, Wasser- und Stromverbrauch sowie Instandhaltung zusammen. Das Hausgeld wird monatlich vorausgezahlt, wobei Korrekturen angepasst an den tatsächlichen individuellen Verbrauch auf Basis der Jahresabrechnung möglich sind. Grundsätzlich wird jedoch bereits im Voraus eine präzise Kalkulation des Hausgeldes erstellt, die sich am Wirtschaftsplan orientiert. Die Gesamtheit der zu erwartenden Kosten wird entsprechend der Miteigentumsanteile auf die Eigentümer umgelegt.

Sondereigentümer können einen Teil des Hausgelds mithilfe der Nebenkosten auf den Mieter umlegen. Dazu zählen vor allem der Strom-, Wasser- und Gasverbrauch sowie Kosten für den Hausmeisterservice, Gärtner, Reinigungskräfte und für die Müllabfuhr. Die Finanzierung von Instandhaltungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum sind jedoch nicht übertragbar und müssen immer von den Eigentümern getragen werden.

Unter einer Abrechnungsspitze versteht man den Differenzbetrag, der entsteht, wenn die tatsächlichen Ausgaben für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums die im Wirtschaftsplan vorgesehenen Vorschusszahlungen (=Hausgeld) übersteigen. Diese Differenz wird im Rahmen der Jahresabrechnung ermittelt und führt zu einer zusätzlichen Forderung, die unter den Eigentümern aufgeteilt wird. Ein neuer Eigentümer kann für solche Abrechnungsspitzen haftbar gemacht werden, die vor seinem Eigentumserwerb entstanden sind, aber erst nach seiner Eintragung im Grundbuch beschlossen werden. Andererseits kann sich auch ein Guthaben ergeben, das dem aktuellen Eigentümer zusteht, nicht dem Vorbesitzer.

Eine Erhaltungsrücklage ist ein finanzieller Reservefonds, der angelegt wird, um zukünftige Ausgaben für die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums zu decken. Diese Rücklage dient dazu, größere Reparaturen und notwendige Sanierungsmaßnahmen am Gebäude, wie Dachreparaturen, Fassadensanierung oder die Erneuerung der Heizungsanlage, finanzieren zu können, ohne dass dafür Sonderumlagen erhoben werden müssen oder eine sofortige, hohe finanzielle Belastung für die Eigentümer entsteht. Die Bildung und Höhe der Instandhaltungsrücklage sind im Wohnungseigentumsgesetz geregelt und werden jährlich im Wirtschaftsplan der Eigentümergemeinschaft festgelegt.